Jeleniogórski Budżet Obywatelski 2023

REGULAMIN

Załącznik nr 1
do Zarządzenia nr 0050.1352.2022.VIII
Prezydenta Miasta Jeleniej Góry
z dnia 29 kwietnia 2022 r.

Jeleniogórskiego Budżetu Obywatelskiego  na rok 2023

§1

  1. Ze środków budżetu obywatelskiego finansowane są projekty zgłaszane przez mieszkańców miasta Jelenia Góra, należące do zadań własnych gminy, służące rozwojowi miasta i zaspokajaniu potrzeb jego mieszkańców.
  2. Na realizację Jeleniogórskiego Budżetu Obywatelskiego 2023, zwanego dalej JBO 2023, przeznacza się kwotę 2 800 000 zł brutto.
  3. Jeden Wnioskodawca może zgłosić maksymalnie łącznie 3 projekty w ramach odrębnie składanych wniosków.
  4. Realizacja projektów w ramach budżetu obywatelskiego odbywa się w ciągu jednego roku budżetowego (kalendarzowego).
  5. Projekty zgłaszane w ramach JBO 2023 mogą mieć charakter:
    1. projektów „twardych” - inwestycyjnych polegających na budowie, przebudowie, rozbudowie, doposażeniu, remoncie lub modernizacji infrastruktury miejskiej;
    2. projektów „miękkich” - nieinwestycyjnych (prospołecznych, kulturalnych, oświatowych, sportowych);
    3. projektów „zielonych” – ułatwiających adaptację miasta do zmian klimatu, przyjaznych dla środowiska i bytowania zwierząt.
  6. Przez projekty zielone rozumie się projekty, które z założenia są dobre dla środowiska naturalnego czy bytowania zwierząt m.in.:
    • zazielenienie przestrzeni publicznej;
    • systemowa rewitalizacja skwerów i parków;
    • tworzenie łąk kwietnych;
    • tworzenie ogrodów deszczowych i zbiorników małej retencji na terenach skwerów i parków miejskich;
  7. Kwotę określoną w pkt. 2 przeznacza się na realizację projektów wg następującego podziału:
    1. projekty „twarde”, pula środków – 2 250 000 zł brutto;
    2. projekty „miękkie”, pula środków – 300 000 zł brutto;
    3. projekty „zielone”, pula środków – 250 000 zł brutto.
  8. Wartość zgłaszanych przez mieszkańców projektów nie może :
    1. być niższa niż 10 000 zł brutto oraz wyższa niż 500 000 zł brutto -  w przypadku projektów „twardych”,
    2. być wyższa niż  150 000 zł brutto  - w przypadku projektów „miękkich”,
    3. być wyższa niż   250 000 zł brutto - w przypadku projektów „zielonych”.
  9. Lokalizacja projektu musi mieć miejsce w granicach administracyjnych miasta Jelenia Góra, na działkach będących własnością gminy.
  10. Wartość zgłaszanego projektu winna obejmować wszystkie koszty związane z przygotowaniem i realizacją zadania (dokumentacja projektowa, zezwolenia i wykonanie).
  11. Projekt nie może generować dla budżetu miasta kosztów funkcjonowania w latach następnych, w tym kosztów osobowych (np. zatrudnienia), z wyłączeniem kosztów bieżącego utrzymania (np. koszty związane z oświetleniem, porządkowaniem, naprawami pogwarancyjnymi).

§2

  1. Zgłaszanie projektów w ramach JBO 2023 odbywa się za pośrednictwem platformy elektronicznej dostępnej na stronie internetowej miasta jeleniagora.pl i obejmuje:
    1. wypełnienie wniosku ,
    2. załączenie wymaganych załączników,
    3. oświadczenie, iż udostępnione na rzecz Miasta Jelenia Góra materiały załączone do wniosku, mogą zostać udostępnione  osobom trzecim celem publikacji na stronie internetowej jbo.jeleniagora.pl i/lub na stronie jeleniagora.pl.
    4. wysłanie kompletu dokumentów do Urzędu za pośrednictwem ww. platformy.
  2. Wypełnienie wniosku w celu złożenia propozycji projektu wymaga podania adresu e-mail, numeru telefonu, imienia i nazwiska, adresu zamieszkania/siedziby przedsiębiorstwa oraz numeru PESEL/NIP/REGON.
  3. Złożony wniosek musi być wypełniony kompletnie i poprawnie, z dokładnie oznaczoną lokalizacją realizacji projektu oraz ze wskazaniem kosztów realizacji projektu według własnego oszacowania.
  4. Terminy składania propozycji projektów  określa Załącznik nr  1 do  niniejszego Regulaminu.
  5. Zgłoszenia propozycji projektów do budżetu obywatelskiego może dokonać:
    1. osoba fizyczna, zamieszkała w Jeleniej Górze, która w dniu składania wniosku ukończyła 16 rok życia,
    2. osoba prawna mająca siedzibę i działająca na terenie Jeleniej Góry.
  6. Wnioskodawca może na dowolnym etapie wycofać zgłoszoną propozycję projektu, nie później jednak niż do dnia poprzedzającego dzień głosowania. Rezygnację należy złożyć w formie pisemnej do Prezydenta Miasta Jeleniej Góry.
  7. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1 Wnioskodawca dołącza listę podpisów mieszkańców popierających projekt.
  8. Lista podpisów mieszkańców popierających projekt może mieć formę:
    1. elektroniczną - elektronicznego poparcia, uzyskaną za pośrednictwem platformy elektronicznej dostępnej na stronie jeleniagora.pl,
    2. papierową - zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 3 do niniejszego Regulaminu, złożoną do siedziby Urzędu Miasta Jelenia Góra, Plac Ratuszowy 58 – urna w holu głównym na parterze.
  9. Wnioskodawca decyduje, którą wybiera formę poparcia. Nie ma możliwości łączenia form poparcia.
  10. Wymagana liczba podpisów mieszkańców popierających projekt wynosi 50.
  11. Osobami uprawnionymi do złożenia podpisu na papierowej liście poparcia, jak i do złożenia poparcia w formie elektronicznej, są mieszkańcy Jeleniej Góry, którzy najpóźniej w dniu składania podpisu na liście poparcia, ukończyli 16 rok życia.
  12. Dane na papierowej liście poparcia muszą być wypełnione czytelnie.
  13. Weryfikacja uprawnienia do złożenia poparcia w formie elektronicznej przeprowadzona zostanie przez system elektroniczny w oparciu o imię i nazwisko, adres zamieszkania, rok urodzenia, a także przez wpisanie właściwego kodu, który wysłany zostanie do popierającego w formie sms na wskazany w formularzu poparcia, numer telefonu. Wpisanie otrzymanego kodu warunkuje ważność oddanego poparcia.
  14. Udzielenie poparcia w formie elektronicznej odbywa się poprzez oznaczenie pola przy numerze i tytule propozycji projektu.
  15. Osobie uprawnionej, w ramach jednorazowego poparcia w formie elektronicznej, przysługuje możliwość wskazania dowolnej  ilości projektów.
  16. Przy pomocy jednego numeru telefonu będą mogły oddać poparcie maksymalnie 3 osoby (system ogranicza liczbę wiadomości sms - do trzech - wysyłanych na jeden numer telefonu).
  17. Otrzymanie sms przez osoby popierające jest zwolnione z opłat.

§3

  1. Zgłoszone propozycje projektów podlegają ocenie formalno-merytorycznej dokonywanej przez właściwe merytorycznie wydziały Urzędu Miasta Jelenia Góra.
  2. Kryteria formalne są kryteriami obligatoryjnymi i ich niespełnienie skutkować będzie odrzuceniem projektu przez Prezydenta Miasta Jeleniej Góry.
  3. Analiza formalna projektów odbywa się według poniższych kryteriów:
    1. przesłanie projektu w wymaganej formie i terminie;
    2. dołączenie listy z podpisami mieszkańców popierających projekt z zachowaniem minimalnej wymaganej ilości podpisów, bądź uzyskanie wymaganego poparcia w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy elektronicznej;
    3. złożenie i podpisanie projektu przez uprawioną osobę (przez złożenie i podpisanie projektu przez uprawioną osobę, uważa się fakt wysłania kompletu wymaganych dokumentów za pośrednictwem platformy elektronicznej);
    4. propozycja projektu jest kompletna i spójna oraz zawiera dokładnie oznaczoną lokalizację jego realizacji wraz ze wskazaniem kosztów realizacji projektu według własnego oszacowania;
    5. propozycja projektu nie przekracza wartości określonej w Regulaminie Jeleniogórskiego Budżetu Obywatelskiego 2023.
  4. Analiza merytoryczna projektów odbywa się według poniższych kryteriów:
    1. zgodność z obowiązującym prawem oceniana przez radcę prawnego Urzędu Miasta Jelenia Góra;
    2. lokalizacja projektu w granicach administracyjnych miasta Jelenia Góra, na działkach będących własnością gminy;
    3. zgodność projektu z kompetencjami gminy;
    4. zgodność ze „Strategią Rozwoju Miasta Jeleniej Góry na lata 2014-2025” i ustaleniami miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta Jelenia Góra;
    5. dostępność projektu dla wszystkich mieszkańców miasta Jelenia Góra;
    6. techniczna możliwość realizacji weryfikowana przez wydziały merytoryczne Urzędu Miasta Jelenia Góra,
    7. wysokość kosztów po weryfikacji, nie przekracza ustalonego budżetu;
    8. niegenerowanie dla budżetu miasta kosztów funkcjonowania w latach następnych;
    9. możliwość realizacji w ciągu jednego roku budżetowego.
  5. W przypadku stwierdzenia podczas oceny merytorycznej, że złożona propozycja projektu jest niekompletna, zawiera nieścisłości lub brak jest stosownych załączników (niezbędnych do oceny możliwości realizacji projektu), Wnioskodawca zostanie poinformowany za pomocą poczty e-mail o konieczności dokonania uzupełnień/uszczegółowień złożonej propozycji projektu o określone dane, z wyznaczonym na to dodatkowym terminem 3 dni roboczych od dnia przekazania informacji.
  6. Brak uzupełnienia danych, o których mowa w ust. 5 w wyznaczonym terminie, skutkować będzie odrzuceniem propozycji projektu.
  7. W przypadku złożenia propozycji projektów o tożsamym lub zbliżonym przedmiocie i/lub lokalizacji, możliwe jest łączenie propozycji projektów. Ingerowanie w zakres tych propozycji projektów, możliwe jest jedynie na wniosek i poprzez autorów tych propozycji projektów. Łączna wartość realizowanego projektu nie może przekroczyć kwoty określonej w §1 ust.8.
  8. W przypadku braku zgody autorów propozycji projektów na połączenie bądź modyfikację przedłożonych propozycji projektów, będą one rozpatrywane osobno.

§4

  1. Na podstawie oceny dokonanej zgodnie z § 3 sporządza się wykaz projektów, które poddaje się pod głosowanie oraz wykaz projektów, które nie otrzymały pozytywnej rekomendacji i nie zostaną dopuszczone do głosowania (z podaniem przyczyn i powodów braku pozytywnej rekomendacji).
  2. Wykazy projektów po zatwierdzeniu przez Prezydenta Miasta Jeleniej Góry, podaje się do publicznej wiadomości na stronie internetowej miasta.
  3. Od wyników weryfikacji, zarówno po etapie oceny formalnej, jak i po etapie oceny merytorycznej, przysługują odwołania w terminie 7 dni kalendarzowych od momentu ogłoszenia wykazu projektów na stronie internetowej miasta. Szczegółowe terminy określone są w harmonogramie JBO 2023 ( Załącznik nr 1).
  4. Odwołanie wnosi się w formie pisemnej do Prezydenta Miasta Jeleniej Góry.
  5. Prezydent Miasta rozpatruje odwołanie w terminie 14 dni od daty wpływu odwołania.
  6. W wyniku pozytywnego rozpatrzenia odwołania, projekt niezwłocznie wpisuje się do wykazu projektów, które poddaje się pod głosowanie.

§5

  1. Wybór projektów przeprowadza się w głosowaniu, które odbywa się za pomocą platformy elektronicznej, uruchomionej na stronie internetowej miasta: jbo.jeleniagora.pl .
  2. Platforma elektroniczna obok informacji jak prawidłowo oddać głos, zawierać będzie, informacje dotyczące poszczególnych projektów.
  3. W budynkach Urzędu Miasta zostaną utworzone ogólnodostępne stanowiska do głosowania elektronicznego. Wykaz stanowisk zostanie podany do publicznej wiadomości przed głosowaniem.
  4. Pracownik Urzędu Miasta obsługujący stanowisko do głosowania w obecności osoby zainteresowanej, wprowadzi dane do platformy elektronicznej.
  5. Warunkiem skorzystania z formy wsparcia, o której mowa w ustępie 4, będzie okazanie dokumentu tożsamości oraz wypełnienie papierowej wersji karty do głosowania.
  6. Prawo udziału w głosowaniu ma każdy mieszkaniec Jeleniej Góry.
  7. Weryfikacja uprawnienia do głosowania przeprowadzona zostanie przez system elektroniczny w oparciu o imię, nazwisko, nr PESEL osoby głosującej, a także przez wpisanie właściwego kodu, który wysłany zostanie do głosującego w formie sms na wskazany w formularzu do głosowania numer telefonu. Wpisanie otrzymanego kodu warunkuje ważność oddanego głosu.
  8. Każdy uprawniony głosuje tylko jeden raz. Kolejne wprowadzenie tych samych danych głosującego nie powoduje zmiany już raz oddanego głosu.
  9. Osobie uprawnionej, w ramach jednorazowego głosowania, przysługuje możliwość wskazania na jedną propozycję projektu w ramach projektów „twardych”, na jedną propozycję projektu w ramach projektów „miękkich” i na jedną propozycję w ramach projektów „zielonych”.
  10. Głosowanie odbywa się poprzez oznaczenie pola przy numerze i tytule propozycji projektu.
  11. Dokonanie większej liczby oznaczeń niż opisana w pkt. 9 zostanie uniemożliwione przez system elektroniczny.
  12. Postawienie mniejszej ilości znaków, tj. wskazanie jednej propozycji projektu (np. tylko „twardego”, „miękkiego” czy „zielonego”), nie powoduje nieważności głosu.
  13. Po zatwierdzeniu formularza przez głosującego, uzupełnienie lub zmiana wskazania nie będzie możliwa.
  14. Przy pomocy jednego numeru telefonu będą mogły głosować maksymalnie 3 osoby (system ogranicza liczbę wiadomości sms - do trzech - wysyłanych na jeden numer telefonu).
  15. Otrzymanie sms przez osoby głosujące jest zwolnione z opłat.

§6

  1. Obliczenie wyniku polega na zsumowaniu głosów oddanych na każdą z  propozycji projektu.
  2. Do realizacji zostają przyjęte propozycje projektów, które uzyskają największą liczbę głosów w każdej kategorii oraz mieszczą się w puli środków finansowych przeznaczonych na budżet obywatelski określonej w § 1 ust.7.
  3. W przypadku projektu, który uzyskał kolejno najwyższą liczbę głosów, ale jego wartość powoduje przekroczenie puli środków, o której mowa w ust. 2, za zgodą autora (wnioskodawcy) projektu, dopuszcza się zmniejszenie zakresu zadania do wysokości posiadanych środków. W przypadku braku zgody autora (wnioskodawcy) projektu lub braku możliwości ograniczenia zakresu zadania, uwzględnione zostanie pierwsze z kolejnych zadań według ilości oddanych głosów, którego koszt realizacji nie spowoduje przekroczenia dostępnych środków.
  4. W przypadku uzyskania równej liczby głosów przez dwie lub więcej propozycje projektów , o kolejności na liście decyduje losowanie, które przeprowadzone zostanie przez osobę wyznaczoną przez Prezydenta Miasta Jeleniej Góry.
  5. Wynik losowania jest ostateczny.
  6. Wyniki głosowania podlegają zatwierdzeniu przez Prezydenta Miasta Jeleniej Góry.
  7. Od zatwierdzonych przez Prezydenta Miasta Jeleniej Góry wyników głosowania nie ma odwołania.
  8. Informację o liście projektów przyjętych do realizacji w ramach Jeleniogórskiego Budżetu Obywatelskiego podaje się do publicznej wiadomości na stronie internetowej Miasta Jelenia Góra.

§7

  1. Projekty wyłonione w procedurze opisanej w niniejszym Regulaminie zostaną ujęte   w projekcie budżetu Miasta Jelenia Góra na 2023 rok.
  2. Realizacja projektów wybranych w JBO 2023 odbywa się  zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w tym ustawy  prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2021 r. poz.1129 z późń. zm.), ustawy o  działalności pożytku publicznego i  o wolontariacie ( Dz. U. z 2020 r. poz.1057  z późn. zm.), ustawy  o finansach publicznych ( Dz. U. z 2021 r. poz.305 z późn. zm.).
  3. Integralną częścią Regulaminu są:
    1. Załącznik nr 1 – Harmonogram JBO 2023
    2. Załącznik nr 2 – Wzór formularza wniosku
    3. Załącznik nr 3 – Wzór listy poparcia
    4. Załącznik nr 4 – Wzór karty do głosowania

§8

  1. Zgłoszenie propozycji projektów i udział w głosowaniu wymaga podania danych osobowych osoby zgłaszającej propozycję projektu, osoby popierającej propozycję projektu, osoby głosującej oraz wyrażenia zgody na ich przetwarzanie.
  2. Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu realizacji JBO 2023. Odbiorcami tych danych będą pracownicy Urzędu Miasta Jeleniej Góry bezpośrednio związani z realizacją JBO 2023.
  3. Administratorem danych osobowych jest Gmina - Miasto Jelenia Góra z siedzibą Ratuszowy 58, Jelenia Góra, reprezentowana przez Prezydenta Miasta Jeleniej Góry zwana dalej „Administratorem” a odbiorcami tych danych mogą być organy i jednostki organizacyjne Miasta Jelenia Góra biorące udział w procedurze weryfikacji i opiniowania zgłoszonych projektów zgodnie z Regulaminem. Z Administratorem danych osobowych można skontaktować się za pośrednictwem powołanego przez niego inspektora ochrony danych pisząc na adres poczty elektronicznej: iodo_um@jeleniagora.pl .
  4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne dla udziału w procesie tworzenia budżetu obywatelskiego.
  5. Każdemu przysługuje prawo do:
    1. żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
    2. wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia skargi do organu nadzorczego,
    3. cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych.
  6. Niezaakceptowanie zgody na przetwarzanie danych osobowych uniemożliwi złożenie propozycji projektu do JBO 2023.
  7. Dane osobowe będą przetwarzane w zbiorze doraźnym i zostaną usunięte po upływie dwóch lat od zatwierdzenia wyników głosowania JBO 2023  przez  Prezydenta Miasta Jeleniej Góry.