Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 0050.1866.2023.VIII
Prezydenta Miasta Jeleniej Góry z dnia 19 maja 2023 r.

REGULAMIN
Jeleniogórskiego Budżetu Obywatelskiego  na rok 2024

§1

1. Ze środków budżetu obywatelskiego finansowane są projekty zgłaszane przez mieszkańców miasta Jelenia Góra, należące do zadań własnych gminy, służące rozwojowi miasta i zaspokajaniu potrzeb jego mieszkańców.
2. Na realizację Jeleniogórskiego Budżetu Obywatelskiego 2024, zwanego dalej JBO2024, przeznacza się kwotę 3 100 000 zł
3. Jeden Wnioskodawca może zgłosić maksymalnie 3 projekty .
4. Realizacja projektów w ramach budżetu obywatelskiego odbywa się w ciągu jednego roku budżetowego (kalendarzowego). W uzasadnionych przypadkach możliwe jest wydłużenie realizacji zadania inwestycyjnego na rok kolejny, na zasadach określonych ustawą o finansach publicznych (jako wydatki niewygasające).
5. Projekty zgłaszane w ramach JBO 2024 mogą mieć charakter:
   1. projektów inwestycyjnych - polegających na budowie, przebudowie, rozbudowie, doposażeniu infrastruktury miejskiej, poza nieruchomościami będącymi
      w użytkowaniu placówek oświatowych Miasta Jelenia Góra;
   2. projektów oświatowych - polegających na budowie, przebudowie, rozbudowie, doposażeniu nieruchomości będących w użytkowaniu  placówek oświatowych Miasta Jelenia Góra, pod warunkiem spełnienia definicji ogólnodostępności wskazanej w  3 ust. 4 lit. e;
   3. projektów społecznych - nieinwestycyjnych (m. in. sportowych, rekreacyjnych, kulturalnych, edukacyjnych, integracyjnych lub artystycznych).
   4. projektów  zielonych -  ułatwiających adaptację miasta do zmian klimatu, przyjaznych dla środowiska i bytowania zwierząt.
6. Przez projekty zielone rozumie się projekty, które z założenia są dobre dla środowiska naturalnego czy bytowania zwierząt m.in.:
   • zazielenienie przestrzeni publicznej;
   • systemowa rewitalizacja skwerów i parków;
   • tworzenie łąk kwietnych;
   • tworzenie ogrodów deszczowych i zbiorników małej retencji na terenach skwerów
     i parków miejskich;
7. Projekt powinien - o ile jest to możliwe - uwzględniać uniwersalne projektowanie,
   o którym mowa w art. 2 pkt 4 ustawy z dnia 19 lipca 2019 r. o zapewnieniu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami (Dz. U. z 2022 r. poz. 2240).
8. Kwotę określoną w ust. 2 przeznacza się na realizację projektów wg następującego podziału:
   • projekty inwestycyjne, pula środków – 1 800 000 zł brutto;
   • projekty oświatowe, pula środków – 700 000zł brutto;
   • projekty społeczne, pula środków – 350 000 zł brutto;
   • projekty zielone, pula środków – 250 000 zł
9. Wartość zgłaszanych przez mieszkańców projektów nie może:
   1. być niższa niż 30 000 zł brutto oraz wyższa niż 500 000 zł brutto - w przypadku projektów inwestycyjnych,
   2. być niższa niż 30 000 zł brutto oraz wyższa niż 500 000 zł brutto - w przypadku projektów oświatowych,
   3. być wyższa niż  150 000 zł brutto  - w przypadku projektów społecznych,
   4. być wyższa niż   250 000 zł brutto - w przypadku projektów zielonych.
10. Lokalizacja projektu musi mieć miejsce w granicach administracyjnych miasta Jelenia Góra, na działkach będących własnością gminy.
11. Wartość zgłaszanego projektu winna obejmować wszystkie, aktualne na dzień złożenia wniosku, koszty związane z przygotowaniem i realizacją zadania (dokumentacja projektowa, zezwolenia i wykonanie).
12. Projekt nie może generować dla budżetu miasta kosztów funkcjonowania w latach następnych, w tym kosztów osobowych (np. zatrudnienia), z wyłączeniem kosztów bieżącego utrzymania (np. koszty związane z oświetleniem, porządkowaniem, naprawami pogwarancyjnymi).
13. W przypadku, gdy w trakcie realizacji projektu wystąpią okoliczności, w których konieczne będzie zwiększenie środków na jego realizację, dopuszcza się zwiększenie wartości projektu do 30%, pod warunkiem dostępności środków w budżecie Miasta Jelenia Góra przeznaczonych na realizację projektów w ramach JBO2024.

§2

1. Zgłaszanie projektów w ramach JBO2024 odbywa się za pośrednictwem platformy elektronicznej dostępnej na stronie internetowej miasta jeleniagora.pl i obejmuje:
   1. wypełnienie wniosku,
   2. załączenie wymaganych załączników,
   3. oświadczenie, iż udostępnione na rzecz Miasta Jelenia Góra materiały załączone do wniosku, mogą zostać udostępnione osobom trzecim celem publikacji na stronie internetowej jbo.jeleniagora.pl i/lub na stronie jeleniagora.pl.
   4. wysłanie kompletu dokumentów do Urzędu za pośrednictwem ww. platformy.
2. Wypełnienie wniosku w celu złożenia propozycji projektu wymaga podania adresu e-mail, numeru telefonu, imienia i nazwiska, adresu zamieszkania.
3. Złożony wniosek musi być wypełniony kompletnie i poprawnie, z dokładnie oznaczoną lokalizacją realizacji projektu oraz ze wskazaniem aktualnych na dzień złożenia wniosku kosztów realizacji projektu według własnego oszacowania.
4. Terminy składania wniosków określa Załącznik nr  1 do  niniejszego Regulaminu.
5. Zgłoszenia propozycji projektów do JBO2024mogą dokonać mieszkańcy Jeleniej Góry.
6. Wnioskodawca może na dowolnym etapie wycofać zgłoszoną propozycję projektu, nie później jednak niż do dnia poprzedzającego dzień głosowania. Rezygnację należy złożyć
   w formie pisemnej do Prezydenta Miasta Jeleniej Góry.
7. Do wniosku, o którym mowa w ust. 1,  Wnioskodawca dołącza listę podpisów mieszkańców popierających projekt (w terminie określonym w Załączniku nr  1 do  niniejszego Regulaminu).
8. Lista podpisów mieszkańców popierających projekt może mieć formę:
   1. elektroniczną - elektronicznego poparcia, uzyskaną za pośrednictwem platformy elektronicznej dostępnej na stronie jeleniagora.pl,
   2. papierową - zgodnie ze wzorem określonym w Załączniku nr 3 do niniejszego Regulaminu, złożoną do siedziby Urzędu Miasta Jelenia Góra, Plac Ratuszowy 58 – pok. 208 ( w przybudówce Ratusza).
9. Wnioskodawca decyduje, którą formę poparcia wybiera. Nie ma możliwości łączenia form poparcia.
10. Wymagana liczba podpisów mieszkańców popierających projekt wynosi 50.
11. Osobami uprawnionymi do złożenia podpisu na papierowej liście poparcia, jak i do złożenia poparcia w formie elektronicznej, są mieszkańcy Jeleniej Góry.
12. Dane na papierowej liście poparcia muszą być wypełnione czytelnie.
13. Weryfikacja uprawnienia do złożenia poparcia w formie elektronicznej przeprowadzona zostanie przez system elektroniczny w oparciu o imię i nazwisko, adres zamieszkania, a także przez wpisanie właściwego kodu, który wysłany zostanie do popierającego w formie sms na wskazany w formularzu poparcia, numer telefonu. Wpisanie otrzymanego kodu warunkuje ważność oddanego poparcia.
14. Udzielenie poparcia w formie elektronicznej odbywa się poprzez oznaczenie pola przy numerze i tytule propozycji projektu.
15. Osobie uprawnionej, w ramach jednorazowego poparcia w formie elektronicznej, przysługuje możliwość wskazania dowolnej ilości projektów.
16. Przy pomocy jednego numeru telefonu będą mogły oddać poparcie maksymalnie 3 osoby (system ogranicza liczbę wiadomości sms - do trzech - wysyłanych na jeden numer telefonu).
17. Otrzymanie sms przez osoby popierające jest zwolnione z opłat.

§3

1. Zgłoszone projekty podlegają ocenie formalno-merytorycznej dokonywanej przez właściwe merytorycznie wydziały Urzędu Miasta Jelenia Góra.
2. Kryteria formalne są kryteriami obligatoryjnymi i ich niespełnienie skutkować będzie odrzuceniem projektu przez Prezydenta Miasta Jeleniej Góry.
3. Analiza formalna projektów odbywa się według poniższych kryteriów:
   1. przesłanie projektu w wymaganej formie i terminie;
   2. dołączenie listy z podpisami mieszkańców popierających projekt z zachowaniem minimalnej wymaganej ilości podpisów, bądź uzyskanie wymaganego poparcia w formie elektronicznej za pośrednictwem platformy elektronicznej;
   3. złożenie i podpisanie projektu przez uprawioną osobę (przez złożenie i podpisanie projektu przez uprawioną osobę, uważa się fakt wysłania kompletu wymaganych dokumentów za pośrednictwem platformy elektronicznej);
   4. projekt jest kompletny i spójny oraz zawiera dokładnie oznaczoną lokalizację jego realizacji wraz ze wskazaniem kosztów realizacji projektu według własnego oszacowania;
   5. projekt nie przekracza wartości określonej w Regulaminie JBO2024.
4. Analiza merytoryczna projektów odbywa się według poniższych kryteriów:
   1. zgodność z obowiązującym prawem oceniana przez Biuro Prawne Urzędu Miasta Jelenia Góra;
   2. lokalizacja projektu w granicach administracyjnych miasta Jelenia Góra, na działkach będących własnością gminy;
   3. zgodność projektu z kompetencjami gminy;
   4. zgodność z aktualną na dzień składania wniosku Strategią Rozwoju Miasta Jeleniej Góry i ustaleniami miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego oraz studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego miasta Jelenia Góra;
   5. ogólnodostępność projektu – należy przez to rozumieć obowiązek zapewnienia nieodpłatnego dostępu do efektów realizacji projektu z budżetu obywatelskiego wszystkim mieszkańcom miasta Jelenia Góra;
   6. techniczna możliwość realizacji weryfikowana przez wydziały merytoryczne Urzędu Miasta Jelenia Góra,
   7. wysokość kosztów po weryfikacji, nie przekracza ustalonego budżetu;
   8. niegenerowanie dla budżetu miasta kosztów funkcjonowania w latach następnych, z wyłączeniem kosztów o których mowa w § 1 ust. 12,
   9. możliwość realizacji w ciągu jednego roku budżetowego, z uwzględnieniem zapisów § 1 ust. 4.
5. W przypadku stwierdzenia podczas oceny merytorycznej, że złożony projekt jest niekompletny, zawiera nieścisłości lub brak jest stosownych załączników (niezbędnych do oceny możliwości realizacji projektu), Wnioskodawca zostanie poinformowany za pomocą poczty e-mail o konieczności dokonania uzupełnień/uszczegółowień złożonego projektu o określone dane, z wyznaczonym na to dodatkowym terminem 5 dni kalendarzowych od dnia przekazania informacji.
6. Brak uzupełnienia danych, o których mowa w ust. 5 w wyznaczonym terminie, skutkować będzie odrzuceniem projektu.
7. W przypadku złożenia projektów o tożsamym lub zbliżonym przedmiocie i/lub lokalizacji, możliwe jest łączenie projektów. Ingerowanie w zakres tych projektów, możliwe jest jedynie na wniosek i poprzez Wnioskodawców tychże projektów. Łączna wartość realizowanego projektu nie może przekroczyć kwoty określonej w §1 ust.8.
8. W przypadku braku zgody Wnioskodawców projektów na połączenie bądź modyfikację przedłożonych propozycji projektów, będą one rozpatrywane osobno.

§4

1. Na podstawie oceny dokonanej zgodnie z § 3 sporządza się wykaz projektów, które poddaje się pod głosowanie oraz wykaz projektów, które nie otrzymały pozytywnej rekomendacji i nie zostaną dopuszczone do głosowania (z podaniem przyczyn i powodów braku pozytywnej rekomendacji).
2. Wykazy projektów po zatwierdzeniu przez Prezydenta Miasta Jeleniej Góry, podaje się do publicznej wiadomości na stronie internetowej miasta.
3. Od wyników weryfikacji, zarówno po etapie oceny formalnej, jak i po etapie oceny merytorycznej, przysługują odwołania w terminie 7 dni kalendarzowych od momentu ogłoszenia wykazu projektów na stronie internetowej miasta. Szczegółowe terminy określone są w harmonogramie JBO 2024 ( Załącznik nr 1).
4. Odwołanie wnosi się w formie pisemnej do Prezydenta Miasta Jeleniej Góry.
5. Prezydent Miasta rozpatruje odwołanie w terminie 14 dni kalendarzowych od daty wpływu odwołania.
6. W wyniku pozytywnego rozpatrzenia odwołania, projekt niezwłocznie wpisuje się do wykazu projektów, które poddaje się pod głosowanie.

§5

1. Wybór projektów przeprowadza się w głosowaniu, które odbywa się za pomocą platformy elektronicznej, uruchomionej na stronie internetowej miasta: jbo.jeleniagora.pl.
2. W budynkach Urzędu Miasta i jednostek organizacyjnych Miasta zostaną  utworzone ogólnodostępne stanowiska do głosowania. Wykaz stanowisk zostanie podany do publicznej wiadomości przed głosowaniem.
3. Pracownik Urzędu Miasta lub jednostek organizacyjnych Miasta, obsługujący stanowisko do głosowania w obecności osoby zainteresowanej, wprowadzi dane do platformy elektronicznej.
4. Warunkiem skorzystania z formy wsparcia, o której mowa w ust.3, będzie okazanie dokumentu tożsamości oraz wypełnienie papierowej wersji karty do głosowania.
5. Prawo udziału w głosowaniu mają mieszkańcy Jeleniej Góry.
6. Weryfikacja uprawnienia do głosowania elektronicznego przeprowadzona zostanie przez system w oparciu o imię, nazwisko, adres zamieszkania osoby głosującej, a także przez wpisanie właściwego kodu, który wysłany zostanie do głosującego w formie sms, na wskazany w formularzu do głosowania numer telefonu. Wpisanie otrzymanego kodu warunkuje ważność oddanego głosu.
7. Każdy uprawniony głosuje tylko jeden raz. Kolejne wprowadzenie tych samych danych głosującego nie powoduje zmiany już raz oddanego głosu.
8. Osobie uprawnionej, w ramach jednorazowego głosowania, przysługuje możliwość wskazania na jedną propozycję projektu w ramach każdej z puli środków wskazanej w §1 ust. 5.
9. Głosowanie odbywa się poprzez oznaczenie pola przy numerze i tytule propozycji projektu.
10. Dokonanie większej liczby oznaczeń niż opisana w pkt. 8 zostanie uniemożliwione przez system elektroniczny.
11. Dokonanie mniejszej ilości oznaczeń, np. wskazanie projektu wyłącznie w ramach jednej puli środków, nie powoduje nieważności głosu.
12. Po zatwierdzeniu formularza przez głosującego, uzupełnienie lub zmiana wskazania nie będzie możliwa.
13. Przy pomocy jednego numeru telefonu będą mogły głosować maksymalnie 3 osoby (system ogranicza liczbę wiadomości sms - do trzech - wysyłanych na jeden numer telefonu).
14. Otrzymanie sms przez osoby głosujące jest zwolnione z opłat.

§6

1. Obliczenie wyniku polega na zsumowaniu głosów oddanych na każdy projekt.
2. Do realizacji zostają przyjęte projekty, które uzyskają największą liczbę głosów w każdej kategorii oraz mieszczą się w puli środków finansowych przeznaczonych na budżet obywatelski określonej w § 1 ust. 8.
3. W przypadku projektu, który uzyskał kolejno najwyższą liczbę głosów, ale jego wartość powoduje przekroczenie puli środków, o której mowa w ust. 2, za zgodą Wnioskodawcy projektu, dopuszcza się zmniejszenie zakresu zadania stanowiącego przedmiot projektu do wysokości posiadanych środków. W przypadku braku zgody Wnioskodawcy projektu lub braku możliwości ograniczenia zakresu zadania, uwzględniony zostanie projekt
   kolejny według ilości oddanych głosów, którego koszt realizacji nie spowoduje przekroczenia dostępnych środków.
4. W przypadku uzyskania równej liczby głosów przez dwa lub więcej projekty, o kolejności na liście decyduje losowanie, które przeprowadzone zostanie przez osobę wyznaczoną przez Prezydenta Miasta Jeleniej Góry, w terminie i miejscu podanym wcześniej do publicznej wiadomości.
5. Wynik losowania jest ostateczny.
6. Wyniki głosowania podlegają zatwierdzeniu przez Prezydenta Miasta Jeleniej Góry.
7. Od zatwierdzonych przez Prezydenta Miasta Jeleniej Góry wyników głosowania nie ma odwołania.
8. Informację o liście projektów przyjętych do realizacji w ramach Jeleniogórskiego Budżetu Obywatelskiego podaje się do publicznej wiadomości na stronie internetowej Miasta Jelenia Góra.

§7

1. Projekty wyłonione w procedurze opisanej w niniejszym Regulaminie zostaną ujęte w projekcie budżetu Miasta Jelenia Góra na 2024 rok.
2. Realizacja projektów wybranych w JBO 2024 odbywa się  zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa, w tym ustawy  prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2022r. poz.1710 z późń. zm.), ustawy o  działalności pożytku publicznego i  o wolontariacie ( Dz.U. z 2022 r. poz.1327  z późn. zm.), ustawy  o finansach publicznych ( Dz. U. z 2022 r. poz. 1634 z późn. zm.).
3. Właściwe merytorycznie Wydziały Urzędu Miasta Jelenia Góra oraz jednostki organizacyjne miasta realizujące projekty wybrane w ramach Jeleniogórskiego Budżetu Obywatelskiego 2024, niezwłocznie po uchwaleniu budżetu Miasta Jelenia Góra na 2024 rok, wskazują Wnioskodawcy dane pracownika merytorycznego, odpowiedzialnego za realizację projektu.
4. Pracownik, o którym mowa w ust. 3 zobowiązany jest do bieżącego udzielania Wnioskodawcy informacji na temat harmonogramu, terminu oraz postępu realizacji projektu oraz do konsultowania z Wnioskodawcą wszelkich dokumentacji wytworzonych
   w ramach jego realizacji, jak również istotnych zmian projektu, jakie wynikną na etapie przygotowania bądź realizacji projektu.
5. W przypadku projektów inwestycyjnych, Wnioskodawca, lub osoba przez niego upoważniona, zostanie zaproszona do udziału w odbiorze inwestycji.
6. Po ogłoszeniu listy projektów przyjętych do realizacji w roku 2024, na stronie internetowej pl zamieszczona zostanie ankieta ewaluacyjna, której celem będzie uzyskanie opinii mieszkańców na temat Jeleniogórskiego Budżetu Obywatelskiego na rok 2024 oraz wypracowanie rekomendacji na lata kolejne.
7. Integralną częścią Regulaminu są:
   1. Załącznik nr 1 – Harmonogram JBO2024
   2. Załącznik nr 2 – Wzór formularza wniosku
   3. Załącznik nr 3 – Wzór listy poparcia
   4. Załącznik nr 4 – Wzór karty do głosowania

§8

1. Zgłoszenie projektów i udział w głosowaniu wymaga podania danych osobowych osoby zgłaszającej projekt, osoby popierającej projekt, osoby głosującej oraz wyrażenia zgody na ich przetwarzanie.
2. Dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie w celu realizacji JBO2024. Odbiorcami tych danych będą pracownicy Urzędu Miasta Jeleniej Góry bezpośrednio związani z realizacją JBO2024.
3. Administratorem danych osobowych jest Gmina - Miasto Jelenia Góra z siedzibą Ratuszowy 58, Jelenia Góra, reprezentowana przez Prezydenta Miasta Jeleniej Góry zwana dalej „Administratorem” a odbiorcami tych danych mogą być organy i jednostki organizacyjne Miasta Jelenia Góra biorące udział w procedurze weryfikacji i opiniowania zgłoszonych projektów zgodnie z Regulaminem. Z Administratorem danych osobowych można skontaktować się za pośrednictwem powołanego przez niego  inspektora ochrony danych pisząc na adres poczty elektronicznej: iodo_um@jeleniagora.pl .
4. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak niezbędne dla udziału w procesie tworzenia budżetu obywatelskiego.
5. Każdemu przysługuje prawo do:
   1. żądania od Administratora dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych,
   2. wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, przenoszenia danych, wniesienia skargi do organu nadzorczego,
   3. cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych.
6. Niezaakceptowanie zgody na przetwarzanie danych osobowych uniemożliwi złożenie propozycji projektu do JBO2024.
7. Dane osobowe będą przetwarzane w zbiorze doraźnym i zostaną usunięte po upływie dwóch lat od zatwierdzenia wyników głosowania JBO2024 przez Prezydenta Miasta Jeleniej Góry.